Inwentaryzacja - co to?

Inwentaryzacją nazywamy proces działań rachunkowych, mających na celu ustalenie faktycznego stanu liczebnego i materialnego przedsiębiorstwa, aby móc sporządzić szczegółowy spis faktyczny i porównać go ze spisem ewidencji księgowej.

Ewidencja - co to jest?

Ewidencja to inaczej wykaz lub spis środków trwałych, które powinny być obecne w przedsiębiorstwie. Ewidencją nazywamy też inne spisy, np. wykaz obrotów lub zatrudnienia. Ewidencja może być spisem asortymentowym, ilościowym lub wartościowym.

Czym są środki trwałe?

Środek trwały to składnik materialny przedsiębiorstwa, którego przewidywany czas użytkowania jest dłuższy niż rok. Środki trwałe w firmie to np. budowle, lokale, wszelkie nieruchomości, środki transportu, urządzenia elektroniczne, meble, maszyny oraz wszelkie rzeczy materialne o wartości przekraczającej 10 000 zł (netto).

Co to jest amortyzacja środków trwałych?

Amortyzacja środków trwałych to proces zużywania środków trwałych, w którego skutek następuje zmniejszenie się wartości danego środka w określonym okresie, według stawek amortyzacyjnych.

Jaki program do inwentaryzacji?

Do inwentaryzacji polecamy program HDF Inwentaryzacja. Program posiada wszelkie funkcje potrzebne do przeprowadzenia inwentaryzacji, dobrze integruje się z urządzeniami, takimi jak np. czytnik kodów kreskowych, czy kolektor danych i jest niezwykle intuicyjny i prosty w obsłudze.

Ile kosztuje program do inwentaryzacji?

HDF Inwentaryzacja dostępna jest w dwóch wariantach licencji bezterminowej: Standard od 650 zł oraz Business od 995 zł za stanowisko. Do wersji Business można dokupić moduł HDF InvMobile do inwentaryzacji na urządzeniach mobilnych w cenie 215 zł rocznie. Pełny cennik wraz z porównaniem pakietów znajdziesz na stronie cennika.

Co wprowadzamy do ewidencji środków trwałych?

Do ewidencji środków trwałych wprowadzamy elementy takie jak liczba porządkowa, data zakupu środka, symbol Klasyfikacji Środków trwałych, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną i inne, określone w artykule 22n ustawy o PIT.

Jak przebiega wdrożenie programu do inwentaryzacji?

Wdrożenie programu do inwentaryzacji środków trwałych przebiega zdalnie, za pomocą programu TeamViewer. Nasi specjaliści wdrażają oprogramowanie do ewidencji / amortyzacji zaledwie w ciągu jednej godziny. Dodatkowo odpowiednio konfigurują bazę danych, tak aby współgrała ona z programem do inwentaryzacji. Oprócz tego otrzymujesz terminal mobilny z naszą aplikacją do inwentaryzacji. Od tego momentu możesz zacząć samodzielnie przeprowadzać proces inwentaryzacji w swojej firmie.

Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych w firmie?

Program do ewidencji środków trwałych działa w sposób intuicyjny, dodatkowo otrzymujesz do niego instrukcję obsługi. Wystarczy dobrze skonfigurowana baza danych zawierająca wszystkie środki niematerialne oraz prawne w Twoim przedsiębiorstwie. Przy pomocy programu inwentaryzacyjnego wydrukujesz także etykiety, oznakujesz nimi środki trwałe, a następnie automatycznie wprowadzisz je do systemu za pomocą terminala kodów kreskowych. Na samym końcu wygenerujesz szczegółowy raport z inwentaryzacji.

Jaki jest najlepszy sprzęt do przeprowadzenia inwentaryzacji?

Do przeprowadzenia inwentaryzacji będziesz potrzebował urządzenie mobilne oparte o system Android, z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych, modułem WiFi lub LTE, oraz drukarkę biurową do wydruku etykiet z kodami kreskowymi. Polecamy urządzenia takich marek jak Honeywell, Datalogic, Zebra.

Jakie są zalety programu do inwentaryzacji i amortyzacji środków trwałych?

Zalet programu do przeprowadzania inwentaryzacji w firmie jest naprawdę wiele. Dzięki programowi do amortyzacji środków trwałych HDF Inwentaryzacja zapewnisz bezpieczeństwo danym wrażliwym w Twoim przedsiębiorstwie. Za pomocą aplikacji inwentaryzacyjnej dokonasz procesu inwentaryzacji samodzielnie, dzięki czemu ograniczysz koszty związane z zatrudnianiem dodatkowych osób, a także ochronisz wszelkie dane dotyczące środków trwałych, ponieważ wykluczysz konieczność wprowadzania do firmy osób z zewnątrz.

Jakie są metody przeprowadzania inwentaryzacji?

Wyróżniamy 3 podstawowe sposoby przeprowadzania inwentaryzacji: 1. Potwierdzenie prawidłowości (sald): polega na porównaniu stanów składników aktywów i pasywów umieszczonych w księgach ze stanem faktycznym. 2. Porównanie stanów księgowych z dokumentami: jest to metoda inwentaryzacji, która, jak sama nazwa wskazuje, polega na porównaniu stanów w księgach rachunkowych ze stanami zapisanymi w dokumentach źródłowych. 3. Spis z natury: polega na wycenie spisanej liczby środków trwałych, aby następnie móc ją zestawić ze spisem ewidencji księgowej i wyjaśnić oraz rozliczyć ewentualne rozbieżności. Jest to powszechna i najczęściej stosowana metoda inwentaryzacji, która pozwala na ustalenie faktycznej liczby środków w Twoim przedsiębiorstwie, i to właśnie dla niej przeznaczony jest nasz program do ewidencji środków trwałych.

Program do inwentaryzacji środków trwałych — HDF

Jak działa program do inwentaryzacji? Funkcje.

Inwentaryzacja

Jak sama nazwa wskazuje, nasza aplikacja służy do sprawnego przeprowadzania inwentaryzacji. Możesz ją przeprowadzić na dwa sposoby: automatycznie, używając terminala kodów kreskowych z zainstalowaną aplikacją HDF InvMobile lub ręcznie, wprowadzając samodzielnie dane do systemu na komputerze. Musisz przerwać inwentaryzację? Nic straconego, ponieważ system zapisuje każdą rozpoczętą inwentaryzację, do której możesz w każdej chwili wrócić. Masz możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich środków trwałych lub tylko tych zaznaczonych. Dodatkowo każda inwentaryzacja jest automatycznie zapisywana w systemie i osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą ją odtworzyć w każdym momencie (historia inwentaryzacji).

Program do amortyzacji środków trwałych - liniowa, degresywna, jednorazowa

Z naszym programem przeprowadzisz nie tylko inwentaryzację, ale również kompleksową amortyzację środków trwałych, która pozwoli Ci na dokładne obliczenie zużycia towaru. Masz do wyboru 3 rodzaje amortyzacji: liniową, degresywną lub jednorazową. Możesz ją przeprowadzać w sposób automatyczny, ustalając konkretną datę i określając plan automatycznego naliczania amortyzacji dla całego roku, lub ręczny, zaznaczając tylko wybrane środki trwałe. Po zaznaczeniu środków i kliknięciu Amortyzuj, system samodzielnie dokonuje obliczeń amortyzacji. Znajdziesz tu także wykaz stawek amortyzacyjnych, które możesz do woli modyfikować, czy też historię amortyzacji wraz z raportami. Z naszą aplikacją bez problemu dokonasz także amortyzacji księgowej i podatkowej.

Program do spisu z natury

HDF Inwentaryzacja sprawdza się jako program do spisu z natury najczęściej stosowanej metody inwentaryzacji środków trwałych. Po wprowadzeniu ewidencji do systemu, spis z natury przeprowadzasz za pomocą kolektora danych (z aplikacją HDF InvMobile) lub ręcznie w programie na komputerze. Wszystkie pozycje są automatycznie porównywane ze stanem ewidencyjnym, a różnice, niedobory i nadwyżki, trafiają do raportu rozliczeniowego.

Raportowanie

Program do inwentaryzacji zbiera i analizuje dane w celu wygenerowania dla Ciebie szczegółowych raportów z amortyzacji, inwentaryzacji, raportów środków zakupionych, zlikwidowanych, czy raportów stanu posiadania. Możesz samodzielnie nadawać nazwy poszczególnym raportom, czy też wybierać okres czasu i kategorie, jakie mają być w nich uwzględnione - Ty decydujesz.

Ewidencja środków trwałych, niskocennych i wyposażenia

Do programu Inwentaryzacja możesz dodawać nieograniczoną liczbę środków trwałych (od kwoty 10 000 zł), środków trwałych niskocennych (do kwoty 10 000 zł) oraz środki niematerialne/prawne (np. prawa majątkowe, patenty, znaki towarowe czy licencje). Każdy środek możesz szczegółowo opisać, dodać uwagi, pliki, czy nawet zdjęcia towaru, co znacznie uprości późniejszą inwentaryzację.

Import/eksport danych o środkach trwałych

Jeśli posiadasz już swoją bazę z listą środków, np. w Excelu, możesz ją bez problemu zaimportować do naszego programu, oszczędzając przy tym mnóstwo czasu. Musisz jedynie wybrać plik w formacie .xls lub .csv, określić powiązanie kolumn z polami w bazie i wyselekcjonować wiersze do importu. Analogicznie, dane środków trwałych możesz ekspresowo wyeksportować do Excela.

Grupowanie środków

Program do inwentaryzacji HDF Inwentaryzacja pozwala na grupowanie Twoich środków według następujących kategorii: grupy środków, lokalizacje, departamenty, piony biznesowe, osoby odpowiedzialne i kontrahenci. Możesz w każdej chwili wygenerować i wydrukować z poziomu programu dokumenty środków trwałych firmy (MT, LT, OT), a także zestawienia ewidencyjne i księgowe.

Historia środka trwałego/niskocennego/prawnego/niematerialnego

Wszystkim środkom przyporządkowana jest ich historia, na którą składa się np. czas jego dodania, czy dane osoby dodającej. W naszym systemie po usunięciu środka, nie znika on kompletnie z aplikacji, tylko zostaje on oznaczony jako środek zlikwidowany i nie jest uwzględniany w inwentaryzacji i amortyzacji. W jego karcie jest także dodawana sekcja z powodem likwidacji, datą i godziną oraz danymi użytkownika osoby likwidującej.

Drukowanie etykiet

Kolejną z możliwości, jakie daje nasz program jest drukowanie etykiet z kodem kreskowym środka oraz etykiety lokalizacji środka trwałego z poziomu aplikacji. Aby jeszcze bardziej ułatwić Ci pracę, dodaliśmy także funkcję zapisywania szablonów etykiet, co znacznie przyspieszy ich drukowanie. Domyślnie w programie znajdziesz już 6 szablonów etykiet o różnych rozmiarach, do których w każdej chwili możesz dodać swoje własne. Możesz również zaznaczyć opcję, aby wydrukować etykietę dla każdego środka trwałego, co przyspieszy ten proces jeszcze bardziej.

Wielopoziomowy system uprawnień

Inwentaryzacja środków trwałych HDF posiada wbudowany system uprawnień, z poziomu którego nadasz zakres uprawnień dla Twoich poszczególnych pracowników lub ich konkretnych grup, których domyślnie w systemie jest 4. Uprawnienia możesz do woli modyfikować, deaktywować, usuwać, czy przywracać, a do listy osób uprawnionych możesz dodawać nieograniczoną liczbę użytkowników. Jest to bardzo pomocna funkcja, ponieważ nie musisz posiadać osobnego programu do uprawnień, aby wykonać tę czynności.

Porównanie dostępnych wersji programu	Standard	Business*
Licencja bezterminowa z możliwością przenoszenia na inne stanowiska oraz 12 miesięczną gwarancją	Checked	Checked
12 miesięczne wsparcie techniczne ESSENTIAL	Checked	Checked
Ewidencja środków trwałych	Checked	Checked
Import/eksport środkach trwałych, zaawansowane raportowanie	Checked	Checked
Drukowanie dokumentów ewidencyjnych OT, LT, MT itp.	Checked	Checked
Drukowanie etykiet z kodami kreskowymi	Checked	Checked
Bezpłatne aktualizacje do wyższych wersji w okresie gwarancji	Checked	Checked
Inwentaryzacja ręczna (bezpośrednio w programie)	Checked	Checked
Automatyczna amortyzacja	Not checked	Checked
Generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_ST_KR	Not checked	Checked
Eksport danych do chmury (przed inwentaryzacją)	Not checked	Checked
Wymiana danych pomiędzy programem a kolektorami danych (po lub w trakcie inwentaryzacji)	Not checked	Checked
Inwentaryzacja kolektorami/terminalami kodów kreskowych (skanowania kodów offline)	Not checked	Checked
Przechowywanie danych inwentaryzacyjnych w chmurze, zapis i odczyt podczas inwentaryzacji (ważne przez 12 miesięcy od zakupu)	Not checked	Checked
	Cennik	Cennik
* *Należy osobno dokupić licencje na kolektory kodów kreskowych*.

Jakie urządzenia kupić, żeby wykonać inwentaryzację automatycznie?

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, liczby środków trwałych oraz ich lokalizacji do przeprowadzenia spisu z natury, potrzebne Ci będą konkretne urządzenia. Nasza aplikacja działa na zasadzie licencji, co oznacza, że jest ona przypisana do komputera lub serwera Windows. Wiadomo jednak, że każde przedsiębiorstwo ma inne potrzeby, więc może potrzebować różnych urządzeń.

Proponowany przez nas zestaw do przeprowadzenia inwentaryzacji powinien składać się z:

Komputera lub serwera z systemem Windows z zainstalowaną aplikacją HDF Inwentaryzacja Business (wersja z obsługą kolektorów).
Aplikacji HDF InvMobile na każdy kolektor, to subskrypcja roczna (215 zł/rok), niezbędna do wymiany danych pomiędzy programem na komputerze a kolektorem.
Kolektora danych z wbudowanym skanerem kodów kreskowych, systemem Android oraz łącznością WiFi lub LTE. Polecamy urządzenia firm Datalogic, Honeywell, Zebra, Newland.
Drukarki kodów kreskowych, takich firm jak Honeywell, TSC, Zebra, Citizen, Sato.
Etykiet, np. trwałych etykiety foliowych z kalka żywiczna, gwarantujących trwałość i odporność na uszkodzenia.

Nowoczesna inwentaryzacja mobilna. Szybko, wygodnie, bez ograniczeń.

HDF InvMobile to aplikacja do inwentaryzacji online, stworzona z myślą o firmach, które oczekują szybkości działania, niezawodności oraz pełnej kontroli nad środkami trwałymi, niezależnie od miejsca i warunków pracy.

Rozwiązanie najlepiej sprawdza się na kolektorach danych z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych, pracujących w systemie Android i wyposażonych w łączność WiFi lub LTE.

inwnetaryzacja mobilna, kolektor danych, menu, android, wifi, lte

Pełna mobilność i praca bez sieci

Jak to działa?

Aplikacja łączy się z chmurą i pobiera aktualną listę środków trwałych.
Inwentaryzacja realizowana jest w trybie offline.
Po zakończeniu dane są synchronizowane z chmurą.

Po załadowaniu danych dostęp do internetu nie jest wymagany. Użytkownik może swobodnie skanować środki trwałe, pracować etapami oraz zapisywać postęp bez obawy o utratę informacji. Aplikacja zapisuje wszystkie skany w pamięci urządzenia, umożliwiając kontynuowanie pracy w dowolnym momencie – nawet bez dostępu do sieci.

Elastyczność działania

HDF InvMobile zapewnia:

Skanowanie kodów kreskowych przy użyciu czytnika wbudowanego w kolektor danych
Ręczne wprowadzanie kodów (np. w przypadku uszkodzonych etykiet)
Możliwość etapowej realizacji inwentaryzacji
Dostęp do danych, ich przeglądanie oraz ręczną edycję i modyfikację

Aplikacja działa również na standardowych telefonach komórkowych. Choć nie zastępują one profesjonalnych kolektorów w zakresie skanowania kodów kreskowych, umożliwiają analizę środków trwałych i lokalizacji oraz ręczne wprowadzanie danych. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie przy mniejszych ilościach inwentaryzowanych pozycji.

Szybkość, intuicyjność, nowoczesny interfejs

Nasze rozwiązanie wyróżnia się wysoką wydajnością oraz prostym, przejrzystym interfejsem użytkownika. Do wyboru dostępny jest tryb jasny (light mode) oraz ciemny (dark mode), co zwiększa komfort pracy w różnych warunkach oświetleniowych. Dodatkowym atutem jest automatyczna aktualizacja aplikacji, użytkownicy zawsze pracują na najnowszej wersji, bez konieczności ręcznej instalacji poprawek.

JPK_ST_KR - generowanie jednolitego pliku kontrolnego dla środków trwałych

HDF Inwentaryzacja Business generuje plik JPK_ST_KR jednym kliknięciem, zgodnie z obowiązującą strukturą Ministerstwa Finansów. To rozwiązanie kierowane do firm prowadzących księgi rachunkowe, które zobowiązane są do przekazywania ewidencji środków trwałych w formacie JPK na żądanie organów skarbowych. Program automatycznie pobiera dane z ewidencji środków trwałych, weryfikuje kompletność wymaganych pól (KŚT, data przyjęcia, wartość początkowa, stawka amortyzacyjna, historia umorzenia) i tworzy gotowy plik XML. Dzięki temu eliminujesz ryzyko błędów ręcznego przygotowywania pliku oraz znacząco skracasz czas przygotowania raportu dla księgowości.

Inwentaryzacja środków trwałych

SPIS Z NATURY

Ewidencja środków trwałych

Szybka inwentaryzacja